Tutorial: Praktischer Umgang mit der E-Rechnung - Anhänge

Tutorial: Praktischer Umgang mit der E-Rechnung und Anhängen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist das Thema elektronische Rechnungsverarbeitung für Unternehmen vom Zukunftsthema zur operativen Pflicht geworden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Zugleich gilt: E-Rechnungen sind mehr als “nur” eine simple pdf-Datei, sondern enthalten zusätzliche wichtige Komponenten.

Genau das sorgt in der Praxis derzeit für viele Rückfragen: Wo befindet sich eigentlich die strukturierte maschinenlesbare XML-Datei? Wie lassen sich beigefügte Leistungsnachweise öffnen? Und woran erkennen Mitarbeitende, ob sie die relevanten Rechnungsbestandteile überhaupt vollständig sehen?

Gerade im Tagesgeschäft ist diese Unsicherheit nachvollziehbar. Viele Empfänger erhalten eine E-Rechnung per E-Mail, öffnen das PDF und gehen zunächst davon aus, bereits alles vor sich zu haben. Tatsächlich liegen jedoch häufig weitere für die Prüfung und Weiterverarbeitung relevante Inhalte, etwa Leistungsnachweise oder die strukturierte XML-Datei, als eingebettete Anhänge vor. Insbesondere bei Kunden mit E-Mail-basierten Prozessen kommt es häufig zu Rückfragen in der Buchhaltung, im Einkauf und in den Fachabteilungen, was durchaus zeitaufwendige Erklärungen erfordert.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen deshalb praxisnah, wie sich die Anhänge einer E-Rechnung zuverlässig sichtbar machen und weiter nutzen lassen, sowohl in Adobe Acrobat als auch direkt im Browser. Schritt für Schritt wird erläutert, wie Empfänger eingebettete Dokumente identifizieren, die XML-Datei sowie ergänzende Leistungsnachweise öffnen und die relevanten Informationen sicher sichten können. So wird aus einer vermeintlich "ungewohnten" Rechnung ein klar beherrschbarer Prozess: verständlich für Anwender, sauber für die interne Prüfung und anschlussfähig für die weitere digitale Verarbeitung.

Schritte:

1) Erst prüfen: Ist die E-Mail echt? Bevor Sie einen Anhang öffnen, lohnt sich immer ein kurzer Sicherheitscheck: Kontrollieren Sie die Absenderadresse genau. Teilweise werden E-Rechnungen direkt von spezialisierten Anbietern wie z. B. der DATEV versendet. Diese erkennen Sie direkt an der Adresse [e-invoice@datev.de]. Achten Sie dabei insbesondere auf die Absendedomain (z. B. @datev.de) und fragen Sie im Zweifel beim Absender telefonisch nach.

Weiterführende Hinweise zur Cybersicherheit finden Sie auf der Webseite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): https://www.bsi.bund.de/.

2) E-Rechnung öffnen: Der schnelle Weg über Adobe Acrobat Viele E-Rechnungen kommen als PDF, die Sie ganz normal in Adobe Acrobat öffnen können.

3) Anhänge im PDF finden: Büroklammer statt Suchen In Adobe Acrobat sind die mitgelieferten Dateien (Anlagen/Anhänge) direkt im PDF „eingebettet“. Einsehen kann man diese, indem man auf das Büroklammer-Symbol am rechten Bildschirmrand klickt. Adobe Acrobat zeigt Ihnen dann eine Liste der beigefügten Dateien. Typische Anhänge sind hierbei Leistungsnachweise und die maschinenlesbare XML-Datei.

4) Alternative: Öffnen im Browser (Firefox) – mit der richtigen Ansicht Wenn Sie das PDF im Internet-Browser öffnen, kann es sein, dass Sie erst zur Seiten-/Ansichtsleiste wechseln müssen.

Die entsprechenden Schritte sind folglich: Seitenansicht öffnen 🠒 Ansicht wechseln 🠒 Ansicht der „Anhänge“ auswählen 🠒 Dann sehen Sie ebenfalls die eingebetteten Dateien und können diese nutzen.

Mini-Checkliste für die Praxis:

✅ Absender checken (z.B. [e-invoice@datev.de])
✅ PDF öffnen (Acrobat oder Browser)
✅ Anhänge/Anlagen aktivieren (Büroklammer bzw. Anhang-Ansicht)
✅ Leistungsnachweis lesen bzw. freigeben, XML bei Bedarf ans System geben bzw. importieren

Sehen Sie hier noch einmal den gesamten Prozess mit Beispiel-Ansichten:
Anleitung als PDF herunterladen